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預(yù)測(cè)外撥技術(shù)如何提高座席的生產(chǎn)力

李農(nóng) 2004/06/30

  隨著國(guó)內(nèi)客戶挽留、調(diào)查訪問、電話營(yíng)銷、催收催繳等業(yè)務(wù)的興起,預(yù)測(cè)外撥技術(shù)開始得到越來越多呼叫中心管理者的關(guān)注。這主要是因?yàn)閷?duì)于呼叫中心管理者來講,一方面在呼叫中心建設(shè)初期已經(jīng)投入了大量的資金,由于原有業(yè)務(wù)基本以呼入式的客戶服務(wù)為主,其價(jià)值需要通過核算的方式得以體現(xiàn),而在我國(guó),由于服務(wù)文化還處于初級(jí)階段,企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo),目前還很難通過這樣一種核算機(jī)制,認(rèn)可呼叫中心的價(jià)值,因此當(dāng)企業(yè)開展外呼服務(wù)時(shí),在系統(tǒng)投入成本控制上就顯得尤為嚴(yán)格;另一方面,經(jīng)過幾年的呼叫中心運(yùn)營(yíng),呼叫中心管理者深刻體會(huì)到由于座席持續(xù)增加給企業(yè)帶來的沉重負(fù)擔(dān),從開始的追求座席規(guī)模,到后來隨著業(yè)務(wù)擴(kuò)大不得不添加座席,到今天開始有意識(shí)地控制和減少座席,特別是在開展新業(yè)務(wù)的時(shí)候,平衡業(yè)務(wù)增長(zhǎng)和座席規(guī)模間的關(guān)系就成為了呼叫中心管理者的主要話題。

  今天,在國(guó)內(nèi)有些呼叫中心管理者,已經(jīng)體會(huì)到預(yù)測(cè)外撥技術(shù)給呼叫中心外撥業(yè)務(wù)帶來的神奇功效,特別是當(dāng)分析報(bào)告顯示,采用預(yù)測(cè)外撥技術(shù)可以在9個(gè)月內(nèi)收回全部系統(tǒng)投資的時(shí)候,相信每一個(gè)呼叫中心管理者,都會(huì)對(duì)預(yù)測(cè)外撥如何提高座席的生產(chǎn)力產(chǎn)生濃厚的興趣。

  為了使大家能夠形象地體會(huì)預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)如何提高生產(chǎn)力,在這里我們以案例的形式進(jìn)行說明。這是一個(gè)真實(shí)案例,案例中的客戶是一家知名外包運(yùn)營(yíng)商,承接了大量電信和金融產(chǎn)品的電話營(yíng)銷工作,在使用預(yù)測(cè)外撥技術(shù)前,主要采用預(yù)覽外撥的方式,座席外撥一個(gè)電話主要要經(jīng)歷如下過程:安排電話外撥→獲取客戶信息→瀏覽客戶信息→撥號(hào)→等待應(yīng)答(由座席員來判斷撥號(hào)結(jié)果)→記錄未聯(lián)系上的電話→安排重?fù)堋涂蛻糁v話→修改客戶資料→記錄,經(jīng)歷這10個(gè)動(dòng)作,座席員才能完成一次與客戶的通話。采用這種方式,座席員雖然每天都在辛勤地工作,但有效通話時(shí)間最多只能達(dá)到20%,其余80%左右的時(shí)間都會(huì)花費(fèi)在非有效工作時(shí)間上,其中最典型的是一個(gè)座席員撥了87次電話才撥通一個(gè)客戶,這個(gè)座席員對(duì)我們講,當(dāng)她撥打的第87次電話終于成功聯(lián)系上客戶的時(shí)候,她已經(jīng)什么都不想說了。

  針對(duì)外撥需求不斷擴(kuò)大的情況,這家外包運(yùn)營(yíng)商的運(yùn)營(yíng)和技術(shù)主管,在今年5月決定嘗試使用預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng),用以了解預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)到底可以將座席的生產(chǎn)力提高多少。經(jīng)過30多天的緊張調(diào)試,Concerto幫助其建立了一整套一體化外撥系統(tǒng)平臺(tái),可以同時(shí)支持手動(dòng)外撥、預(yù)覽外撥、精確外撥、漸進(jìn)外撥和預(yù)測(cè)外撥等多種外撥方式,在使用精確外撥、漸進(jìn)外撥和預(yù)測(cè)外撥過程中,座席員只要經(jīng)歷如下3個(gè)動(dòng)作即可完成一次與客戶的通話:1. 座席界面自動(dòng)彈出客戶資料→2.和客戶講話→3.修改客戶資料。使用Concerto的自動(dòng)外撥技術(shù)后,外撥系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)撥號(hào)并判斷撥號(hào)結(jié)果,只將那些撥通后的電話才轉(zhuǎn)給空閑的座席員,使得座席員工作效率有了大幅度的提升。

  下圖可以看出使用原預(yù)覽外撥和采用Concerto預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)后單位座席每小時(shí)有效呼叫數(shù)量的比較:


  從上面實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)可以看出,應(yīng)用Concerto預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)后,單位座席每小時(shí)有效呼叫量,從平均9個(gè)/人時(shí)提高到22個(gè)/人時(shí),是原單位座席每小時(shí)有效呼叫量的2.44倍。

  下圖可以看出使用原預(yù)覽外撥和采用Concerto預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)后座席占有率的比較:


  座席和運(yùn)營(yíng)主管一致認(rèn)為,采用預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)后,從運(yùn)營(yíng)角度看:  

  更重要的是,由于座席生產(chǎn)力的大幅度提高,使得在使用預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)情況下25個(gè)座席就可以輕松完成原使用預(yù)覽外撥60個(gè)座席的工作量,節(jié)約35個(gè)座席就意味著運(yùn)營(yíng)成本的大幅度降低,相當(dāng)于節(jié)約了35個(gè)座席的工資、福利、培訓(xùn)費(fèi)用,35個(gè)座席的設(shè)備和場(chǎng)地費(fèi)用,對(duì)35個(gè)座席進(jìn)行管理的管理成本,節(jié)約的成本相當(dāng)于在9個(gè)月內(nèi)收回預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)的全部投資。

  事實(shí)上由于外包運(yùn)營(yíng)商的成本屬于中等水平,Concerto經(jīng)過和國(guó)內(nèi)金融行業(yè)客戶的共同測(cè)算,認(rèn)為在金融行業(yè)如果采用預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng),節(jié)約的成本相當(dāng)于在6個(gè)月內(nèi)就收回系統(tǒng)所有投資。

  在這里值得說明的是,并不是所有客戶都需要預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng),使用預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)需要兩個(gè)基本條件:

  1.呼叫中心的座席真的有許多電話要外撥,如開展電話營(yíng)銷、催收催繳、客戶調(diào)查業(yè)務(wù)等,電話越多,座席越打不過來,使用預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)的效率就越明顯,也就意味著應(yīng)用這一系統(tǒng)的投資回報(bào)就越高。

  2. 呼叫中心進(jìn)行外撥后,通常一個(gè)座席和客戶的通話時(shí)間在3分鐘以內(nèi),這樣使用預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)才有意義,通常通話時(shí)間越短,使用預(yù)測(cè)外撥系統(tǒng)的效率就越高。

  通過以上案例可以看出,采用預(yù)測(cè)外撥技術(shù)可以給呼叫中心管理者在外撥業(yè)務(wù)上帶來什么樣的變革,我們堅(jiān)信,科技帶來生產(chǎn)力絕不是一個(gè)簡(jiǎn)單的口號(hào),對(duì)于呼叫中心管理者來講,它意味著,一個(gè)新的技術(shù),可以給客戶帶來更低的成本,可以給客戶創(chuàng)造更多的價(jià)值。

Concerto公司供稿 CTI論壇編輯



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