無論您決定采用哪種方法，這里有九個注意事項，通過包括所有相關(guān)費用并準(zhǔn)確跟蹤它們來確保持續(xù)成功。
1、決定哪些類型的invoices應(yīng)作為通信技術(shù)預(yù)算的一部分。因為組織可能會根據(jù)不同的成本中心收取不同的invoices類型，所以許多組織并不完全了解這種費用。您的費用管理策略中是否包括以下項目？
- 語音和數(shù)據(jù)通信相關(guān)服務(wù)的傳統(tǒng)電話賬單
- 語音和數(shù)據(jù)通信硬件的初始和持續(xù)維護(hù)費用
- 移動服務(wù)和設(shè)備
- 音頻和視頻會議（Zoom、WebEx等）
- 基于訂閱和基于許可證的服務(wù)（Office 365、salesforce.com等）
- 數(shù)據(jù)中心費用
- 數(shù)據(jù)存儲
- 語音和數(shù)據(jù)安全
3、通信服務(wù)提供商創(chuàng)建新帳戶，從而產(chǎn)生更多的賬單需要管理。除非每個新服務(wù)訂單都包含一個特定的賬號，否則您的通信服務(wù)提供商通常會創(chuàng)建一個新賬戶，生成單獨的月度賬單。除非對這些賬單進(jìn)行識別和適當(dāng)分類（您知道它們代表什么服務(wù)），否則這可能會導(dǎo)致不準(zhǔn)確的費用跟蹤。向您的提供商明確您希望為訂購的每項新服務(wù)使用的帳號（和合同）。
4、通信服務(wù)可能被放在錯誤的帳戶上。由于他們的許多客戶擁有多個帳戶，通信技術(shù)提供商向錯誤的帳戶添加服務(wù)并不罕見，這可能導(dǎo)致不準(zhǔn)確的費用跟蹤。
5、通信服務(wù)提供商更改帳號。幾年前，一家知名服務(wù)提供商更改了其計費平臺，并更改了流程中的每個賬號。正如我們在其他提供商身上所看到的那樣，這種調(diào)整可以在很少通知的情況下進(jìn)行。確保您為收到的每一張賬單識別新舊賬號，以確保準(zhǔn)確跟蹤。這樣做可以確保不會丟失歷史數(shù)據(jù)。
6、某些票據(jù)類型在供應(yīng)商門戶上不可用。大多數(shù)已經(jīng)存在一段時間的通信服務(wù)提供商都有多個計費平臺（通常由合并和收購產(chǎn)生）。在舊平臺上計費的服務(wù)將永遠(yuǎn)無法在服務(wù)提供商門戶上使用。如果您依賴供應(yīng)商門戶網(wǎng)站檢索賬單，則需要開發(fā)一種接收月度發(fā)票的替代方法并保持跟蹤。如果未收到，您將在總費用中將其標(biāo)記為缺失。
7、一些供應(yīng)商沒有基于web的門戶，只發(fā)行紙質(zhì)賬單。隨著通信服務(wù)提供商的激增，一些較新的提供商還沒有門戶（或者可能永遠(yuǎn)沒有門戶）。因此，您有義務(wù)定期收到紙質(zhì)賬單或掃描版本。
8、通信服務(wù)提供商的記錄。盡管看起來很奇怪，但大多數(shù)通信服務(wù)提供商沒有辦法識別您每月從其組織收到的所有發(fā)票。如前所述，它們有不同的計費平臺，但并不相互關(guān)聯(lián)。此外，如果您的公司規(guī)模較大，則可能會以各種名義發(fā)行票據(jù)，尤其是在發(fā)生合并和收購的情況下。更改票據(jù)名稱的程序很繁瑣。因此，許多組織未能做到這一點。
9、通信服務(wù)提供商支持團(tuán)隊。大多數(shù)通信服務(wù)提供商將一個或多個特定人員分配給客戶團(tuán)隊，以支持大客戶。您必須確保該團(tuán)隊處理您在該提供商的所有帳戶。在地理位置分散的組織中，這種情況并不少見。有些地點可能會被忽略，并得到與小組織相同的支持，而不是它們所屬的大組織。在許多情況下，這些較小的地點甚至沒有客戶代表。
管理通信技術(shù)和相關(guān)服務(wù)的費用從來都不容易。掌握這些問題將增加你成功的可能性。
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作者：Jane Laino
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