只有包含正確的信息內容，一套CRM軟件才能體現其價值。老程序員都知道這么一句話，“垃圾進、垃圾出”。
　　那么，你該如何避免不完整、不正確、不相關，或過期的數據被錄入到CRM系統(tǒng)中呢?
　　首先，你需要了解哪些人是CRM的主要用戶，然后制定一套數據錄入制度，并定義使用規(guī)則。比如：哪些用戶有系統(tǒng)訪問權限;哪些用戶能創(chuàng)建、添加、修改或刪除記錄?然后將此信息轉交給系統(tǒng)管理員來采取相應的措施。
　　其次，建立一套制度，在創(chuàng)建記錄之前先檢查有沒有重復數據。在錄入數據時是否允許采用縮寫方式?比如IBM或I.B.M或International Business Machines Inc等。確保輸入的一致性能幫助你降低重復的幾率。
　　你的記錄及數據多久被創(chuàng)建或備份一次?你的客戶地址第一欄是統(tǒng)一填寫郵政地址，還是公司實際地址?
　　進行拼寫檢查。當有疑問時，及時向客戶確認。確認公司名的類型，比如LLC、Inc、PTY Ltd等。使用規(guī)則來創(chuàng)建新的檔案或用戶定義欄(UDF)。每當需要建立新的UDF時，先要經過許可。否則重復數據將會滲透到你的系統(tǒng)中。
　　確保email地址輸入正確。這是一個簡單，但卻常見的錯誤。如果你的軟件不支持，那就建立一套關于如何從郵件中創(chuàng)建記錄的制度。
　　誰負責備份數據庫?如果他缺勤或不在辦公室，誰來接替他的工作?多久做一次備份?用何種方式進行備份?備份儲存在哪里?儲存位置或媒介是否安全?
　　一旦你建立了相應的數據錄入制度，確保每名相關人員都了解并遵守該制度。如果有需要的話，每隔三個月或一定時期，就對制度進行一次修訂。它能幫助你的員工了解公司想從數據中獲得哪些信息來進行更為有效的市場活動，生成更加精確的報表。
　　不要因為數據質量的問題，而導致CRM系統(tǒng)無法發(fā)揮應有的價值。

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