專業(yè)化Call Center培訓機制的建立
易寶(中國)CTI事業(yè)部 趙溪 2001/08/16
一、建立呼叫中心培訓機制的意義:
呼叫中心在國內(nèi)的發(fā)展從最初的概念和研討到實際的建設和運營,短短幾年的時間形成諾大一個市場。國內(nèi)呼叫中心的起步較晚,然而起點頗高,國內(nèi)外眾多廠商對中國巨大的呼叫中心市場投入了相當?shù)臒崆,新的技術層出不窮。然而,由于管理經(jīng)驗和運營理念的滯后,國內(nèi)業(yè)已建立并投入運營的Call Center,至今沒有在普遍意義上真正實現(xiàn)從成本中心向利潤中心的過渡。如何快速彌補目前在運營管理方面的巨大滯后,如何高效、穩(wěn)定地運營和管理客戶服務中心,已成為呼叫中心管理者越來越關心的問題。而這其中的一個關鍵環(huán)節(jié)就是――我們該如何建立Call Center的培訓機制?如何科學合理地實施培訓并在整體層面上提升呼叫中心的素質?如何以此為基礎抵達“建立利潤中心”的成功彼岸?
根據(jù)國內(nèi)外權威市場調研機構的相關統(tǒng)計數(shù)據(jù),呼叫中心人員費用占到總費用的65%-70%,設備費用只占5%-10%;隨著經(jīng)濟的全球化以及信息化的發(fā)展,面對稍縱即逝的機遇,企業(yè)需要訓練有素、能力更強的管理人員和專業(yè)人員,以便改善服務、提高質量、增強生產(chǎn)力,從而增加盈利。因此,建立呼叫中心的培訓機制,其主要目的在于:配合機構的目標,策略和業(yè)務發(fā)展;讓員工明了機構的政策,規(guī)則和程序;改善員工的工作態(tài)度,知識及技巧;同時發(fā)展員工的領導,管理,溝通和解決問題的能力。從而達到資源效益的最大化。
二、如何建立專業(yè)化的呼叫中心培訓機制:
(一)、建立專業(yè)化呼叫中心培訓機制的要求
確定培訓的目標
培訓的目標要配合Call Center的長遠及短期性業(yè)務發(fā)展策略,使培訓成為業(yè)務不可分割的一部分。
長遠培訓目標:
為Call Center培訓最優(yōu)秀的管理人員,客戶服務代表及業(yè)務銷售代表;
短期性培訓目標:
加強管理人員的運營管理及領導的知識和技巧;增強客戶服務代表的客戶服務概念,溝通及營銷技巧;同時提高業(yè)務代表的銷售及演示技巧。
成立培訓隊伍
專業(yè)培訓人員的數(shù)目視乎機構的規(guī)模大小、需要接受培訓的人數(shù)多少以及需要培訓的時間長短等因素;镜呐嘤柤軜嬋缦拢
制定培訓計劃及預算
培訓計劃及預算主要受以下因素影響:Call Center機構未來發(fā)展的業(yè)務方向(如:在國內(nèi)以客戶服務著稱的Call Center);業(yè)務發(fā)展策略(如:全力發(fā)展外包服務)以及因改變或發(fā)展而受影響的職位(管理,業(yè)務,話務員)需要接受的培訓項目、培訓時長以及總共需要接受培訓的人數(shù)等。
主要的培訓項目包括:
①、定期培訓
重溫培訓(Refresher Course)、因人員流失而需要招聘新員工的培訓等;
②、不定期培訓
產(chǎn)品培訓、新知識培訓、因業(yè)務拓展而需要招聘新員工的培訓以及因升職或調崗而需要的培訓等。
設置培訓設備
專業(yè)化的培訓需要較為專業(yè)的培訓設備的配合才能達到較為理想的培訓效果。培訓設備將主要包括Call Center系統(tǒng)原有的監(jiān)聽系統(tǒng)、ACD系統(tǒng)報告以及先進的視頻及聲頻設備等。
(二)、專業(yè)化呼叫中心的培訓流程再造:
培訓循環(huán)
(Training Cycle)
呼叫中心運營企業(yè)通過培訓流程的再造以達到明確體系目標、清晰流程環(huán)節(jié)、分析內(nèi)部資源和外部資源,建立并實施培訓以及質量監(jiān)控評估等功能。這一循環(huán)體系的建立將決定性地使呼叫中心的業(yè)務發(fā)展建立在可靠并可持續(xù)發(fā)展的基礎之上。
(三)、專業(yè)化呼叫中心培訓的方法及技巧:
Call Center培訓中心為了實施專業(yè)化的培訓而采用多樣化的方法以達致效果最佳。我們通常采用的方式主要有:
授課是培訓最常采用的方式。它可以在培訓教室進行,也可以發(fā)生在呼叫中心作業(yè)現(xiàn)場。在進行活動之前、小組會議之間、分發(fā)資料之時進行。
授課的優(yōu)點:
授課時,導師可以將即將發(fā)生的經(jīng)歷"認知圖"勾畫出來。在分組經(jīng)歷之后進行授課,不僅可以將參與者的注意力從仿真經(jīng)歷或分組設置轉化到理論模式中去;還可以引導參與者將學得的知識轉換到他們的日常經(jīng)歷中去,作為指導行為的指南
授課的缺點:
授課的節(jié)奏往往由授課人確定。因此,節(jié)奏單一,缺乏變化,不可能適應每一個聽眾;同時,授課的影響和作用是"單向"的,難于形成反饋。
授課要點提示:
授課時間應控制在15到20分鐘一個環(huán)節(jié);在講課時通過節(jié)奏、速度、音量、音調的變化,使課堂講述盡可能多樣化、生動活潑;同時注意在每一節(jié)的講解有明確的開頭、過程和結尾,即時總結和歸納。
培訓方法-實例示范(Demonstration)
通過具體的示范可以將觀點具體化、形象化,是向他人講解觀點的最佳方法。在Call Center的操作培訓中尤為有效。
實例示范的優(yōu)點:
示范易于理解,同時有很強的說服力。能夠吸引并控制聽眾的注意力并將復雜難解的環(huán)節(jié)清晰化。
實例示范的缺點:
示范的受眾因為經(jīng)歷和角度的不同可能會產(chǎn)生不同的理解;同時在過程中我們不能保證每一個學員都能看清楚示范的細節(jié)。對于缺席者,由于沒有教材的復習,示范將不起作用。
有效示范的步驟:
示范人必須清楚描述示范目標和示范程序;慢速準確地示范每一步驟;同時通過提問,檢查學員理解的程度;并在最后歸納總結要點。
培訓方法-練習(Exercise)
作為經(jīng)歷性學習的另一種形式,練習易于描述但難于定義。練習形式和目的多樣化。
練習的優(yōu)點包括:
可以鎖定具體的學習目標;通過設計具體的結構(比如:預先設計客戶服務代表的客服應答文稿)使學習者清晰業(yè)務流程并產(chǎn)生極高的參與度。通過練習產(chǎn)生的資料還可以提供給參與者進行分析。
練習的缺點:
往往需要情景的配合和設施的提供。(如:客服代表的練習往往在專業(yè)的話務員座席效果較好;通過電話監(jiān)聽、錄音等手段的配合加上富有經(jīng)驗的導師分析可以達到理想的效果。)
培訓方法-案例分析(Case Study)
案例分析就是將案例作為教學工具,給參與者提供機會,讓其設身處地體驗決策人所面臨的問題,同時進行探索、分析、討論,然后作出決定的方法。
案例分析提示:
介紹課程的目標,說明進行案例分析的常規(guī)思路;在開始之前建立明確的期望并簡要說明案例的研究和準備方式。鼓勵參與者考慮并提供多種觀點。
培訓方法-小組討論(Group Discussion)
小組討論允許個人在小組內(nèi)相互探討問題、提出及解決問題;同時,小組討論又是一種概括該堂課程要點及實現(xiàn)目標的手段。
小組討論提示:
小組討論的關鍵在于主題的引導。即時的歸納和總結可以達到形成共識、驗證思路、加深理解和記憶的效果。
培訓方法-角色扮演(Role Play)
角色扮演是按照案例或者腳本的形式給予參與者不同的角色,讓其扮演,從而實現(xiàn)教學目的。扮演的過程可以重復并在其后對扮演的角色進行分析討論。
通過角色扮演可以鍛煉參與者的行為方式,為即將擔當?shù)慕巧赡墚a(chǎn)生的問題做準備。通過對發(fā)生的事件所遇到的難題的分析,可以使參與者學會怎樣用更好的方式處理問題。
角色扮演的優(yōu)點:
角色扮演作為參與行為具有高度的靈活性。通過它可以減輕人際之間互動行為的壓力,增加學員對學習的責任感。并鍛煉自我表達、聆聽、溝通和人際互動行為的技巧。
培訓方法-實踐驗證學習(Experiential Learning)
學習者參與某種活動并對過程進行認真地檢討,通過分析從中吸取某些有用的經(jīng)歷并將分析結果運用到日后的工作中。
實踐驗證學習的特點:
此項培訓方法是最有趣及最為學員接受,但相對來說,培訓難度亦相當高。許多時候,培訓導師要多位助手才能完成一個話動;同時在場地及安全性等方面需要更多的考慮。
培訓方法-計算機輔助學習(Computer Based Training )
此項培訓方是利用計算機軟件將培訓的內(nèi)容文字化和圖像化。 計算機輔助學習的特點: 學員可以透過計算機自己學習。但培訓的內(nèi)容需要按部就班的編輯及一步一步的引領學員學習;此項培訓需要極高的學員自覺性。
培訓方法的選擇和組合是Call Center專業(yè)培訓人員的責任,同時也是成為專業(yè)的培訓者所必須具備的全套技能的組成部分。
三、成功案例分析:
本文結合易寶(中國)CTI事業(yè)部設立于香港的Call Center長達7年之久的運營管理經(jīng)驗對呼叫中心的專業(yè)化培訓進行進一步分析。
案例背景:
香港易寶Call Center的歷史可以追溯到1990年,初期主要提供無線尋呼、聲訊及金融、賽馬等資訊服務。隨著市場狀況的不斷發(fā)展,于
1995年重整業(yè)務策略, 全力投入呼叫中心的業(yè)務,現(xiàn)為香港最大型的以外包服務為特色的客戶服務中心,外包業(yè)務超過總業(yè)務量的95%。現(xiàn)擁有350個座席,話務員超過550名;每年處理超過3500萬電話服務訊息,業(yè)務遍及電信、金融、政府、企業(yè)等全港各行業(yè)。
易寶Call Center實施的核心培訓項目及其主要內(nèi)容:
高效的Call Center管理工作 M101
培訓對象:Call Center經(jīng)理
課程目標:使Call Center的管理者深入了解現(xiàn)代化的Call Center管理系統(tǒng),并學習如何建立管理Call Center,通過科學化和系統(tǒng)化的服務管理和監(jiān)控,達到Call Center肩負的呼入及呼出電話服務的目標任務。
Call Center主管培訓 S101
培訓對象:Call Center主管
課程目標:使Call Center主管能夠掌握Call Center的策劃及管理流程,同時能夠了解實時管理的重要性及技巧,并且能夠擔當領導的角色及運用領導的技巧。更重要的是讓主管們明白客戶服務是Call Center的生存之道。
Call Center的服務銷售技巧 B101
培訓對象: Call Center外包服務銷售代表
課程目標: 通過易寶實際的市場推廣經(jīng)驗,幫助客戶公司開拓客戶服務中 心外包服務的市場,分析客戶的服務需求、設計服務解決方案、以及掌握計費原則及技巧。
Call Center的培訓策略 T101
培訓對象:Call Center培訓導師
課程目標:幫助Call Center的培訓人員制定培訓策略和建立培訓機制。
專業(yè)客戶服務 C101
培訓對象:客戶服務代表(話務員)
課程目標:深入強化客戶服務代表的客戶服務概念,有效掌握服務態(tài)度和客戶關系的管理,從而達到更高的服務效益及回報。
高效的電話營銷 C102
培訓對象:客戶服務代表
課程目標:幫助客戶服務代表有效掌握電話營銷的技巧,提高個人的電話營銷成功率。
Call Center管理人員精英培訓課程 P101
培訓對象:Call Center管理人員(經(jīng)理/主管)
課程目標: 使管理人員能夠全面掌握Call Center的管理技巧,包括培訓和銷售策略的制定。
客戶服務代表精英課程 P102
培訓對象: 客戶服務代表
課程目標:讓客戶服務代表全面掌握呼入和呼出電話服務的技巧和營銷技巧,提高服務質量和電話營銷成功率。
四、總結-建立呼叫中心培訓的成功之路:
呼叫中心的專業(yè)化培訓是未來Call Center運營過程中持續(xù)的推動力。在這一方面,我個人的建議是:“內(nèi)建機制、外求助力”。呼叫中心運營企業(yè)通過完善的培訓機制的設立,可以保障所有工作在整體上有續(xù)和可控;在核心培訓項目的實施方面采取走出去、請進來的辦法,通過內(nèi)引外聯(lián)達致專業(yè),從而把事業(yè)的基礎建立在巨人的肩膀之上。真誠地希望國內(nèi)Call Center的管理者們真正意識到“客戶服務是客戶服務中心的生存之道”,同時科學地將其建立在培訓機制的支撐之上。通過“內(nèi)強素質、外塑形象”的不斷積累,迅速地抵達成功的彼岸!
作者簡況:
趙溪,南京航空航天大學管理工程專業(yè)碩士。1992年-1998年期間在南京航空航天大學工商學院從事教學及基礎理論研究,現(xiàn)為易寶系統(tǒng)(中國)有限公司市場部經(jīng)理;易寶(中國)CTI事業(yè)部顧問培訓總監(jiān)。
呼叫中心管理的基本原則 2001-08-15 |
呼叫中心創(chuàng)收不難 2001-08-07 |
運營好壞有標準 2001-08-07 |
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