國際標準化管理和運營在微創(chuàng)專業(yè)與技術(shù)服務(wù)中心

專業(yè)與技術(shù)服務(wù)事業(yè)部 總經(jīng)理 徐 欣 2004/06/09

　　微創(chuàng)專業(yè)與支持服務(wù)事業(yè)部作為微創(chuàng)的一個重要部門，我們承擔著對微軟在中國和北美地區(qū)的用戶的技術(shù)支持服務(wù)的任務(wù)，承載著國際外包業(yè)務(wù)市場的使命，探索著中國軟件業(yè)新型出口業(yè)務(wù)模式的未來。作為全球軟件業(yè)中產(chǎn)品群組最多，技術(shù)層次構(gòu)成最豐富，客戶水平最復(fù)雜，挑戰(zhàn)性最大的技術(shù)支持業(yè)務(wù)之一―――微軟技術(shù)支持業(yè)務(wù)的服務(wù)提供商之一，在過去的近兩年時間里，我們對國際化運營作了艱苦的探索和本地優(yōu)化，全面具備了集電話，電子郵件，Web Response等支持手段和綜合業(yè)務(wù)運營能力， 并令人欣喜地取得了優(yōu)秀的客戶滿意度，博得了客戶的廣泛贊譽和高度評價。在此，我就一些管理實踐與大家一起分享。

　　自從微創(chuàng)成立不久，我們就設(shè)立了明確的客戶服務(wù)價值標準，即通過卓越的運營與優(yōu)異的質(zhì)量來實現(xiàn)最完美的客戶體驗。就是在已有成熟管理模式的基礎(chǔ)上，通過引進國際標準化的運營管理體系和方法來改造、優(yōu)化和精益流程，提高效率效果；以客戶滿意為中心，從業(yè)務(wù)管理、績效評估、流程控制等方面進行建設(shè)，強化質(zhì)量管理，提高技術(shù)支持服務(wù)質(zhì)量。其中質(zhì)量管理是我們的重中之重，因為質(zhì)量是在面對國際化競爭中最重要的一環(huán)，也是公司業(yè)務(wù)最為持久的核心競爭力。

　　我們認為一個優(yōu)秀的質(zhì)量管理體系必須要有明確而完整的質(zhì)量管理框架和理念并將其滲透到業(yè)務(wù)管理的各個環(huán)節(jié)中，不斷完善、提高管理效率。在我們的實踐中，我們對各流程進行持續(xù)的跟蹤和改造，通過同行經(jīng)驗學習，COPC管理理念的融入和six-sigma方法論來發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提高流程效率；通過COPC管理理念，我們持續(xù)地衡量和分析流程效率，強調(diào)基于數(shù)據(jù)的管理而不是基于經(jīng)驗的管理，以“言必行、行必果”為準則強調(diào)實踐效果和執(zhí)行效率，注重服務(wù)的準確度，規(guī)范變更管理，關(guān)注異�？冃�問題，從而提高整體的運營效率；通過引入“平衡計分卡”管理思想和手段，以“流程＋質(zhì)量”為考核中心來保障戰(zhàn)略和行為的統(tǒng)一，定量和定性平衡績效考核，專注培養(yǎng)核心競爭力。

我們相信高績效客戶服務(wù)中心應(yīng)該高度關(guān)注三方面：服務(wù)、質(zhì)量和成本。

• 服務(wù)水平=速度 (如：電話響應(yīng)速度，non-phone cycle time, non-phone on-time)
• 質(zhì)量 = 提供持續(xù)一致的流程并保障準確率 (accuracy)
• 成本 = 效率 (Efficiency: 輸入 vs. 輸出)

　　高度關(guān)注于服務(wù)、質(zhì)量和成本，將會給我們帶來更高的客戶和最終用戶滿意度、提高收入和增長利潤。

而實現(xiàn)高績效客戶服務(wù)中心的管理必須強調(diào)以下幾個方面的管理：

• 理解最終用戶關(guān)心準確率和一次成功解決率(first contact resolution)甚于應(yīng)答速度(speed of answer)
• 重點關(guān)注衡量和管理準確率(accuracy)
• 業(yè)務(wù)監(jiān)控的重點先后次序：準確率、流程合規(guī)、服務(wù)態(tài)度、溝通技巧
• 管理人員需要理解并使用“剝洋蔥”(Peel the Onion)理論管理效率并控制成本。

　　　　第一層：排班契合率(Schedule Adherence) —確�？头�代表按排班計劃按時就位工作，管理并控制計劃外缺席。
　　　　第二層： 在線繁忙度(Online Availability) —確�？头�代表足夠長的在線服務(wù)時間。
　　　　第三層： 人工利用率(Utilization%) — 確�？头�代表足夠長的事務(wù)處理時間
　　　　第四層： 單位業(yè)務(wù)處理時間(AHT) — 集中管理異�？冃д�(Managing “outliers”)

　　以上就是我們對一個具有優(yōu)秀的質(zhì)量管理體系的高績效客戶服務(wù)中心的運營基本理念和質(zhì)量管理的觀點。實現(xiàn)上述目標，則還需要有成熟的質(zhì)量管理框架來實現(xiàn)。而這個質(zhì)量管理框架的形成需要對自身質(zhì)量管理方面的不足的認識，組成原則，人員配備，流程保障，業(yè)務(wù)管理評估，主動/糾正措施以及標準化等方面的設(shè)定與實踐。

　　在我們的實踐中，我們發(fā)現(xiàn)了以下一些在質(zhì)量管理中存在的一些不足或誤區(qū)，例如基于經(jīng)驗的管理，不統(tǒng)一的管理文化，缺乏深思熟慮的反應(yīng)，過分追求業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的提高而忽視了業(yè)務(wù)流程能力的提高以及對低服務(wù)質(zhì)量的管理缺失等等。

通過對自身業(yè)務(wù)問題的分析，我們形成了如下的質(zhì)量管理架構(gòu)組成原則：
　　領(lǐng)導(dǎo)能力(Leadership)；以客戶為中心(Customer Focus)；變更控制 (Control Change)；戰(zhàn)略規(guī)劃 (Strategic Planning)；流程方法(Process Approach)；測量與分析(Measurement and Analysis)；持續(xù)改進(Continuous Improvement)；基于實際的決策方法(Factual Approach to Decision Making)；管理的系統(tǒng)方法(System Approach to Management)；注重結(jié)果(Results Driven) 。

　　為了實現(xiàn)運營的國際化，加強國際化競爭力建設(shè)，微創(chuàng)引進微軟公司先進而成熟的客戶服務(wù)管理經(jīng)驗同時又根據(jù)國際權(quán)威機構(gòu)的COPC即“顧客運營績效中心”理論體系來建立運營制度。目前微創(chuàng)已有COPC注冊協(xié)調(diào)員7人，另有25人接受了高績效管理技術(shù)培訓，并獲得證書。我們通過運用SIX SIGMA SPC工具加強數(shù)據(jù)統(tǒng)計能力并運用精益管理技術(shù)對流程和質(zhì)量進行不斷的改善和提高。

流程保障的重點則是通過以下PDCA機制來有效評估,維護和改進流程，以保障其流程精益的有效性：

• 計劃, 實施, 控制, 再實施 (PDCA – Root Cause Analysis)
• 評估/審核
• 附加:　新增業(yè)務(wù)，項目變更，規(guī)章制度變更，產(chǎn)品變更，流程變更

　　為確保措施實施奏效，我們通過業(yè)務(wù)管理評估來進行管理。通常，我們的業(yè)務(wù)管理評估對營運/財務(wù)/主要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行評估，并在此基礎(chǔ)上確立下一步目標和主動性舉措，對存在問題提出糾正措施要求以及設(shè)定明確的行動方案和結(jié)果評估標準。

　　主動性措施的目的在于消除誘發(fā)潛在不符合標準的根源，防患于未然，準備或支持開展的規(guī)劃以及根據(jù)基于審核結(jié)果、判斷績效數(shù)據(jù)的趨勢而采取一定的措施來確保質(zhì)量達標。糾正性措施的目的在于對不符合質(zhì)量管理系統(tǒng)的形勢或情況進行糾正，確定為達標而必須采取的行動，糾正性措施必須有明確的期限，如果在業(yè)務(wù)管理單元內(nèi)不能形成可行的措施，則被提升到上一級管理層。

　　為了加強質(zhì)量管理交流，在同行間在經(jīng)營理念,規(guī)章制度,實踐經(jīng)驗和改革舉措方面進行持續(xù)性的比較、學習并借鑒提高，我們主要通過質(zhì)量認證機構(gòu)和組織來推進業(yè)務(wù)管理流程和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理的標準化。為了增強可參照性，我們通過自身業(yè)務(wù)的細分領(lǐng)域的信息交流來提高管理能力。

　　以上是微創(chuàng)在過去兩年中實施國際標準化質(zhì)量管理和運營方面的一些探索與大家分享。在此，我也衷心希望中國的同行們在開拓離岸外包技術(shù)支持和客戶服務(wù)領(lǐng)域的過程中一起成長和進步，共同推動新的知識經(jīng)濟出口模式的蓬勃發(fā)展。