精簡(jiǎn)會(huì)議納入政府工作 提高效率力克文山會(huì)海

2004/04/26

  在近日結(jié)束的第十屆全國(guó)人大二次會(huì)議上,溫家寶總理在《政府工作報(bào)告》中對(duì)各級(jí)政府明確提出了"改變工作作風(fēng),精簡(jiǎn)會(huì)議"的要求。這一要求既讓廣大群眾看到了新一屆政府講求效率、求真務(wù)實(shí)的作風(fēng),同時(shí)也對(duì)今后政府以及相關(guān)部門的工作效率提出了更高的要求。

  中國(guó)地域廣闊,各類政府部門層層疊疊,干部人數(shù)眾多,"三天一大會(huì),兩天一小會(huì)"成為很多領(lǐng)導(dǎo)干部的真實(shí)寫照。長(zhǎng)期以來,在傳統(tǒng)思路的"指揮"下,很多政府職能部門形成了貫有的工作程序。使得我們政府的工作效率、特別是會(huì)議效率大打折扣,會(huì)議經(jīng)費(fèi)逐年上漲,到了讓人深惡痛絕的地步。

  小到地區(qū)性會(huì)議,大到全國(guó)性會(huì)議,無不"牽一發(fā)而動(dòng)全身"。這些會(huì)議的浪費(fèi)和效率低下表現(xiàn)或顯性或隱性。顯性的浪費(fèi)在于會(huì)議中的你來我往,酒店、飛機(jī)、汽車等大量消耗,再加上來其它瑣碎的經(jīng)費(fèi),動(dòng)輒上萬元甚至幾十萬元;隱性的浪費(fèi)在于耽誤工作時(shí)間,給正常工作帶來一定的延誤。長(zhǎng)此以往,"文山會(huì)海"便成為政府工作中久治不愈的痼疾,不僅降低了工作效率,而且對(duì)政府的形象產(chǎn)生嚴(yán)重的影響,讓百姓怨聲載道。

  "儉,德之共也;侈,惡之大也"--勤儉節(jié)約的美德在中華民族源遠(yuǎn)流長(zhǎng),是一筆寶貴的精神財(cái)富。溫總理曾多次提出節(jié)儉辦事的要求,此次在"兩會(huì)"上更是敲響了改革的警鐘,讓人不覺為之一振!在信息科技革命風(fēng)起云涌、信息量劇增的今天,改革傳統(tǒng)會(huì)議低效率的運(yùn)作形式被新一屆政府鄭重的提上了議事日程,到了勢(shì)在必行的時(shí)候!

  其實(shí),會(huì)議無非是相關(guān)的人聚集在一起,商議、討論事情,在交流、溝通中達(dá)成共識(shí),最終判斷和傳達(dá)工作決策。現(xiàn)代的會(huì)議經(jīng)過了面對(duì)面的交流,是傳遞信息的有效方式,也是人與人之間重要的聯(lián)絡(luò)和溝通渠道,其作用和功能是電話、傳真、電子郵件等其它通信方式所不能完全替代的。

  所謂"精簡(jiǎn)會(huì)議"在于"去其糟粕、取其精華",并采用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)新的會(huì)議模式。要將傳統(tǒng)會(huì)議形式中導(dǎo)致效率低下的部分去除,同時(shí)保留和完善現(xiàn)代會(huì)議應(yīng)有的溝通和交流的功能。比如,傳統(tǒng)的會(huì)議在組織和實(shí)施過程中浪費(fèi)了很多人力、物力、財(cái)力,會(huì)議時(shí)間很長(zhǎng),參與人員眾多,而發(fā)言者卻寥寥,過后則收效甚微;傳統(tǒng)會(huì)議從準(zhǔn)備、出發(fā)、乘坐交通工具到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、到租用會(huì)議場(chǎng)所,要占用長(zhǎng)短不一的寶貴時(shí)間,無論主辦方還是參會(huì)方都疲于奔命,更容易導(dǎo)致會(huì)議效率低下。那么,如何利用科技手段達(dá)成新的會(huì)議形式揚(yáng)長(zhǎng)避短呢?

  在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,借助高科技手段使得理想的會(huì)議新形式--視頻會(huì)議得以實(shí)現(xiàn),不僅能夠解決困擾多年的"會(huì)海"問題,還能達(dá)到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的。視頻會(huì)議系統(tǒng)是通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的虛擬會(huì)議,使在地理上分散的用戶可以共聚一處,通過圖形、聲音等多種方式交流信息,支持人們遠(yuǎn)距離進(jìn)行實(shí)時(shí)信息交流與共享、開展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng),就像所有的人都在同一房間、面對(duì)面地工作一樣。視頻會(huì)議極大地方便了協(xié)作成員之間真實(shí)、直觀的交流,對(duì)于遠(yuǎn)程會(huì)議有著舉足輕重的作用。

  視頻會(huì)議系統(tǒng)具有清晰的視音頻質(zhì)量和即時(shí)的畫面速度,在互聯(lián)網(wǎng)上就能流暢地進(jìn)行。視頻會(huì)議系統(tǒng)支持手機(jī)、電話接入到會(huì)議中來,具有多種會(huì)議控制模式,能夠看到多會(huì)議場(chǎng)景并支持多人同時(shí)發(fā)言。應(yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng),可適應(yīng)多種復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,安裝簡(jiǎn)單,操作人性化,一次投入就可以解除今后會(huì)議的諸多"麻煩"。

  青島是我國(guó)的旅游城市,環(huán)保工作變得非常重要,青島環(huán)衛(wèi)局領(lǐng)導(dǎo)一直期望能夠建立一套高效的會(huì)議系統(tǒng)來提高辦公效率,同時(shí)也為市局行政辦公和管理節(jié)約大量成本。經(jīng)過詳細(xì)的需求分析及嚴(yán)格的評(píng)測(cè)后,安裝了瑞福特公司Smart In One視頻會(huì)議系統(tǒng),其中九個(gè)點(diǎn)的會(huì)議室覆蓋了整個(gè)市局、各基層會(huì)議室及其他相關(guān)科室,實(shí)現(xiàn)了電子會(huì)議,有效進(jìn)行日常管理工作和行政事務(wù)的溝通,提高了辦公效率,節(jié)約了成本。杭州商學(xué)院也通過引進(jìn)視頻會(huì)議系統(tǒng),不但各類會(huì)議變的簡(jiǎn)單方便,節(jié)約了很多費(fèi)用和時(shí)間,而且逐步開展了多種形式的遠(yuǎn)程培訓(xùn)和教學(xué),很多項(xiàng)目的討論也可以隨時(shí)溝通,并加強(qiáng)了同國(guó)際同行之間的交流。學(xué)院的資源得到充分利用,提高了工作效率,得到教職員工和校方的一致認(rèn)可。

  得益于高新技術(shù)的發(fā)展,視頻會(huì)議使得"精簡(jiǎn)會(huì)議"的改革目標(biāo)不再遙遠(yuǎn)。幾十萬元投入就能輕松實(shí)現(xiàn)"電視電話會(huì)議",減少了企事業(yè)單位的各種日常支出,達(dá)到節(jié)儉辦事的目的。而且,視頻會(huì)議系統(tǒng)可靠的安全性和穩(wěn)定性讓政府部門解除了后顧之憂,已日趨成為中國(guó)電子政務(wù)不可缺少的一部分。

深圳瑞福特公司供稿 CTI論壇編輯



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