訊呼電子商務(wù)呼叫中心系統(tǒng)解決方案
2011/10/17
第一章 系統(tǒng)概述
1.1 呼叫中心的定義
呼叫中心又名Call Center或客戶服務(wù)中心,其早期的呼叫中心應(yīng)用就是今天的熱線電話、咨詢電話,由受過訓(xùn)練的話務(wù)員專門接聽處理來電客戶的各類問題如咨詢、投訴、建議等。隨著計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、客戶需求及各行各業(yè)其本身業(yè)務(wù)的發(fā)展,其實已經(jīng)很難給現(xiàn)代呼叫中心下一個準(zhǔn)確的定義,幾乎每一種計算機(jī)與電話集成(CTI)技術(shù)的應(yīng)用系統(tǒng)都可以籠統(tǒng)的稱之為呼叫中心。
呼叫中心是充分利用現(xiàn)代通訊與計算機(jī)技術(shù),如IVR(交互式語音應(yīng)答系統(tǒng))、ACD(自動呼叫分配系統(tǒng))等等,可以自動靈活地處理大量各種不同的電話呼入和呼出業(yè)務(wù)和服務(wù)的運(yùn)營操作場所。
1.2 呼叫中心系統(tǒng)概述
近年來隨著計算機(jī)技術(shù)的普及及軟硬件價格的走低,呼叫中心已經(jīng)從一些由高端貴族企業(yè)轉(zhuǎn)向平民化應(yīng)用,呼叫中心已經(jīng)開始走向普及。
現(xiàn)代呼叫中心應(yīng)用平臺已經(jīng)涉及到了計算機(jī)(軟硬件)技術(shù)、Internet技術(shù)、計算機(jī)電話集成技術(shù)(CTI)、數(shù)據(jù)倉庫(商業(yè)智能BI)技術(shù)、客戶關(guān)系管理(CRM)技術(shù)、交換機(jī)(PBX)通訊技術(shù)、企業(yè)ERP技術(shù)和企業(yè)管理、項目管理、團(tuán)隊管理等諸多方面的內(nèi)容。它已經(jīng)成為一個統(tǒng)一、高效的服務(wù)工作平臺,它將企業(yè)內(nèi)分屬各職能部門為客戶提供的服務(wù),集中在一個統(tǒng)一的對外聯(lián)系“窗口”,采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)界面,為用戶提供系統(tǒng)化、智能化、個性化、人性化的服務(wù)。
呼叫中心系統(tǒng)儼然成為與企業(yè)連為一體的一個完整的綜合信息服務(wù)系統(tǒng),是企業(yè)運(yùn)營不可或缺的一部分。
呼叫中心分為呼入型和呼出型兩種。電話呼入型呼叫中心的特點(diǎn)是接聽服務(wù)對象來電,為服務(wù)對象提供一系列的服務(wù)與支持;而電話呼出型呼叫中心一般說來,以從事市場營銷和電話銷售活動為主,是企業(yè)的利潤中心。
事實上,呼叫中心就是在一個相對集中的場所,由一批服務(wù)人員組成的服務(wù)機(jī)構(gòu),通常利用計算機(jī)通訊技術(shù),處理來自企業(yè)、顧客的電話垂詢,尤其具備同時處理大量來話的能力,還具備主叫號碼顯示,可將來電自動分配給具備相應(yīng)技能的人員處理,并能記錄和儲存所有來話信息。一個典型的以客戶服務(wù)為主的呼叫中心可以兼具呼入與呼出功能,當(dāng)處理顧客的信息查詢、咨詢、投訴等業(yè)務(wù)的同時,可以進(jìn)行顧客回訪、滿意度調(diào)查等呼出業(yè)務(wù)。
第二章 客戶需求分析和項目背景概述
2.2 客戶需求分析
隨著市場競爭的日益激烈,如何提高企業(yè)的形象,為用戶提供最好的服務(wù),從而增加企業(yè)的利潤已成為了各企業(yè)迫切需要解決的問題。呼叫中心是信息時代和數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代的一種創(chuàng)新技術(shù),是電子商務(wù)在通信領(lǐng)域的擴(kuò)展和延伸,是企業(yè)健全現(xiàn)代CRM系統(tǒng)、開拓市場、吸引和留住客戶的必不可少的武器。呼叫中心是企業(yè)和客戶之間的交流的界面,呼叫中心提供給市場經(jīng)營者一個獨(dú)一無二的機(jī)會與客戶直接交流,每一個呼叫意味著一個重要的機(jī)會。
越來越多的人開始加入電子商務(wù)領(lǐng)域,但是卻面臨著同樣的問題:
- 傳統(tǒng)企業(yè)向電子商務(wù)過渡難以快速建立適合的營銷服務(wù)體系
- 網(wǎng)絡(luò)上商品價格透明,價格競爭體系混亂
- 物流和支付體系千辛萬苦建立起來卻無法獲得消費(fèi)者信任
- 如何把網(wǎng)站流量轉(zhuǎn)化為訂單
2.2 項目背景
對于從事電視購物、電話購物、平媒直銷、網(wǎng)絡(luò)購物等業(yè)務(wù)的企業(yè),呼叫中心是必不可少的一環(huán)。這些業(yè)務(wù)模式的主要限制就是無法直接產(chǎn)生交互,通過呼叫中心提供交互式服務(wù)成為唯一解決手段。需要注意的是,簡單的客服電話適合于小企業(yè),呼叫中心適合于大一些企業(yè)。成本與業(yè)務(wù)規(guī)模必須均衡。
對于客戶群體很大的電子商務(wù)企業(yè),呼叫中心是提高銷售效率的手段。業(yè)內(nèi)有一個經(jīng)驗數(shù)據(jù),電話營銷的銷售效率是上門銷售的5倍。百度、阿里巴巴等企業(yè)普遍采用這類銷售模式。
對于大型的電子商務(wù)企業(yè),呼叫中心是提高用戶體驗的絕佳手段。在淘寶投訴一個商家的過程,絕對是惡劣的用戶體驗:非常難找到投訴入口,在線沒有客服,電話很難打通而且還是長途,處理結(jié)果緩慢,證據(jù)必須嚴(yán)格按照強(qiáng)勢的淘寶網(wǎng)的規(guī)定,處理結(jié)果不疼不癢。但是,淘寶是免費(fèi)的,萬能的,我們還是會再次嘗試淘寶購物。這些不好的體驗,完全可以用呼叫中心解決:最容易找到的溝通渠道,及時的投訴或者需求響應(yīng),完備的知識提供,商家處罰信息的非公開化。這里,我們必須清楚:淘寶是C2C平臺而不是B2C銷售企業(yè),B2C企業(yè)的購物體驗的意義遠(yuǎn)大于淘寶。
基于上述分析,我們應(yīng)該能很清晰地知道呼叫中心的作用與價值:
1、以客戶為中心,充分提高用戶體驗的業(yè)務(wù)設(shè)置。
沒有用戶體驗的呼叫中心等于一次無效的“揮劍自宮”,有效的客服電話就比這樣的所謂呼叫中心價值高。一名只會與投訴客戶爭辯的客服同樣體現(xiàn)出企業(yè)服務(wù)上的弱智,一名根本不清楚用戶需求的電話營銷員正在為企業(yè)提高銷售成本。呼叫中心的起源與CRM原理密切相關(guān),必須體現(xiàn)出以用戶為中心的營銷思想。
2、與業(yè)務(wù)發(fā)展階段匹配的技術(shù)構(gòu)架,嚴(yán)格控制成本。
呼叫中心是用來提高服務(wù)質(zhì)量的,但是無數(shù)電子商務(wù)企業(yè)為此付出了巨額成本的代價。因此在構(gòu)架上,一定要“重服務(wù),輕架構(gòu)”,根據(jù)企業(yè)的發(fā)展階段、服務(wù)規(guī)模選用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)方案。客服電話、板卡式小型呼叫中心、基于交換機(jī)的大型呼叫中心分別適合于不同的企業(yè)。必須牢記:設(shè)置呼叫中心的關(guān)鍵是解決問題,而非表面風(fēng)光。
3、真正面向網(wǎng)購的通信解決方案。
呼叫中心的一個業(yè)務(wù)核心就是用什么方式與客戶交互。必須認(rèn)識到,面對最為重要的網(wǎng)購業(yè)務(wù),呼叫中心不止是一個電話交互中心。網(wǎng)購客戶可能采取的交互方式可能是電話、即時通信、網(wǎng)絡(luò)電話(含未來的3G語音與視頻交互)、短信、郵件。電子商務(wù)的實踐告訴我們,互動能夠最有效提高銷售效率。因此,坐席不僅僅是接線員,還是網(wǎng)絡(luò)交互的客服。
4、明確呼叫中心在業(yè)務(wù)體系中的是銷售工具還是服務(wù)工具。
基于網(wǎng)購的企業(yè),切不可過于強(qiáng)調(diào)呼叫中心對于終端客戶的銷售作用。網(wǎng)絡(luò)的魅力在于通過內(nèi)容交互精選客戶,盲目的電話營銷做不到這點(diǎn)。我們知道凡客誠品如何迅速超越PPG的,手段就在于合理選用網(wǎng)絡(luò)營銷手段。但是,對付費(fèi)客戶的電話營銷無可厚非,決不可因噎廢食。一切以業(yè)務(wù)體系規(guī)劃為準(zhǔn)。
5、注重知識庫的建設(shè),提高互動營銷的有效性。
許多電信企業(yè)提供外包坐席服務(wù),價廉物美。但是,一般企業(yè)的業(yè)務(wù)無法外包出去。核心問題就在于這些企業(yè)沒有知識庫和問題庫,呼叫中心業(yè)務(wù)無法與運(yùn)營實現(xiàn)關(guān)連。
6、呼叫中心應(yīng)充分與業(yè)務(wù)流程整合。
電子商務(wù)企業(yè)的呼叫中心,不應(yīng)是銷售孤島,而應(yīng)當(dāng)與企業(yè)的ERP及物流配送體系密切結(jié)合。客服直接面對客戶,其角色應(yīng)當(dāng)設(shè)置為銷售代表,把控服務(wù)的每一個重要流程。
7、通過網(wǎng)站的內(nèi)容互動建立精選的有效客戶庫。
呼叫中心一般都配有強(qiáng)大的CRM工具,在強(qiáng)大的客戶庫里面,如何填充有價值的客戶信息呢?
基于互聯(lián)網(wǎng)的電子商務(wù)的最大魅力就在于通過內(nèi)容互動精選客戶,從而實現(xiàn)精準(zhǔn)營銷。
第三章 解決方案
電子商務(wù)使企業(yè)利用各種電子工具和網(wǎng)絡(luò),高效率、低成本地從事商業(yè)貿(mào)易活動。并且,這種方式新的銷售方式更加簡單、快捷。區(qū)別于傳統(tǒng)的商業(yè)活動,在電子商務(wù)活動中,多數(shù)情況下,客戶和企業(yè)是見不著面的。這種情況下,要想促成交易,就需要建立一個暢通的,與用戶交流的雙向通道,并且,這個通道是被客戶信賴的。借助這個通道,企業(yè)甚至可以宣傳的產(chǎn)品和服務(wù)。
訊呼信息技術(shù)有限公司集合十年CRM開發(fā)經(jīng)驗,將先進(jìn)的呼叫中心技術(shù)與CRM平臺進(jìn)行了完美融合,擁有全部自主知識產(chǎn)權(quán),為客戶提供一體化方案,并能提供從咨詢、設(shè)計到軟件開發(fā)及維護(hù)全方位的360度服務(wù),使客戶同時擁有專家級的呼叫中心和CRM咨詢實施服務(wù)。
訊呼電子商務(wù)行業(yè)多媒體呼叫中心解決方案,在設(shè)計中重點(diǎn)突出了 “從成本中心向盈利中心轉(zhuǎn)變”的營銷型呼叫中心的特點(diǎn);在呼入環(huán)節(jié),可為客戶提供從“產(chǎn)品咨詢”―〉“訂購受理”―〉“物流管理”―〉“訂單確認(rèn)”等一站式閉環(huán)的銷售服務(wù),在提升客戶滿意度的同時,也能極大地提高工作效率,增加企業(yè)的銷售機(jī)會。并且考慮到電子商務(wù)行業(yè)以電話為主網(wǎng)站銷售為輔的商業(yè)模式的特點(diǎn),方案中特別設(shè)計了回呼管理功能,系統(tǒng)能夠在呼入高峰時段自動記錄未受理的來電,并在空閑時段主動回呼客戶,幫助企業(yè)不錯過每一個銷售機(jī)會,提升企業(yè)業(yè)務(wù)處理能力,從而最大限度地提高企業(yè)創(chuàng)收能力。在呼出環(huán)節(jié),可幫助企業(yè)開展市場調(diào)查、銷售線索開發(fā)、產(chǎn)品/服務(wù)電話營銷、定單確認(rèn)、客戶滿意度回訪等多種營銷活動,為企業(yè)開辟新的營銷渠道,提高銷售額,降低營銷成本。
訊呼電子商務(wù)多媒體解決方案流程中,,涉及到了電子商務(wù)企業(yè)所面臨的三大群體:即消費(fèi)者、物流服務(wù)商、信用卡/銀行等支付方式服務(wù)商。這些對象都作為寶貴的資源,在訊呼電子商務(wù)解決方案系統(tǒng)中被統(tǒng)一管理起來,并得以充分利用。當(dāng)然,產(chǎn)品也被作為系統(tǒng)的一個重要對象在系統(tǒng)中得以統(tǒng)一管理。同時,訊呼電子商務(wù)多媒體呼叫中心系統(tǒng)對整個交易過程執(zhí)行過程中涉及到的市場營銷(資訊傳播、廣告行銷)、咨詢過程(銷售)、物流配送、費(fèi)用清算、以及退貨、客戶服務(wù)等過程進(jìn)行規(guī)范化的流程管理。
系統(tǒng)拓?fù)鋱D:
深圳訊呼信息呼叫中心系統(tǒng)功能列表
CRM功能:
業(yè)務(wù)處理:
-
內(nèi)置強(qiáng)大的客戶關(guān)系管理(CRM)功能,詳細(xì)記錄企業(yè)的每一筆交易,把握銷售進(jìn)程;
-
內(nèi)置強(qiáng)大的客戶關(guān)系管理(CRM)功能,詳細(xì)記錄企業(yè)的每一個服務(wù)工單,分配服務(wù)派工流程;
-
完全自定義的平臺化后臺配置,滿足企業(yè)的個性化菜單,模塊,字段,流程需求;
-
完全自定義的審批流程引擎,滿足企業(yè)的流程設(shè)計;
-
展現(xiàn)形式多樣的業(yè)務(wù)報表,通過報表定制器,管理者將一切情況盡收眼底;
-
完美集成郵件,短信,實現(xiàn)消息的提醒,通知,預(yù)警功能;
-
與OFFICE,OUTLOOK等日常辦公系統(tǒng)整合,實現(xiàn)高效的客戶工具體驗;
呼叫中心功能:
- 交互式語音應(yīng)答系統(tǒng)
- ACD自動話務(wù)系統(tǒng)
- 電話隊列系統(tǒng)
- 可視化監(jiān)控系統(tǒng)
- 坐席全程錄音系統(tǒng)
- 統(tǒng)計報表系統(tǒng)
- 班長坐席管理系統(tǒng)
- 語音留言系統(tǒng)
- CDR通話分析系統(tǒng)
- 多方會議系
呼叫處理:
- 穩(wěn)定的大容量呼叫處理平臺,保證良好的語音質(zhì)量和不間斷服務(wù);
- 設(shè)置語音導(dǎo)航,為客戶提供自助語音服務(wù);
- 客戶資料顯示,將客戶的電話與身份資料緊密綁定;
- 集成錄音功能,方便監(jiān)聽和查詢;
- 靈活的來電轉(zhuǎn)接設(shè)置,不受時間和地域限制;
- 客戶來電可智能路由到空閑坐席,全面提升工作效率;
- 可視化的清晰監(jiān)控界面,提供高效監(jiān)控管理功能;
- 拖拽式的操作模式,獨(dú)一無二的座席端便捷操作體驗;
- 老客戶來電直接彈跳客戶資料
客戶來電時,會直接彈跳客戶資料,顯示來電者姓名和公司,包括客戶的靜態(tài)檔案和動態(tài)記錄(如活動記錄、購買記錄、服務(wù)記錄等),均能得到準(zhǔn)確及時的反映,提升公司形象和客戶滿意度。
來電時,對于客戶下單的產(chǎn)品可以實時查詢倉庫庫存數(shù)量,并快速受理客戶訂單,分配到訂單執(zhí)行流程后進(jìn)行產(chǎn)品的發(fā)貨和收款。
通過呼叫中心準(zhǔn)確核實客戶的身份,并定位客戶報修產(chǎn)品是否在保修期內(nèi),通過受理客戶的服務(wù)請求,完成自己處理、分配處理、派工處理等不同的服務(wù)流程。
通過信息統(tǒng)計、聚類分析等手段發(fā)現(xiàn)客戶服務(wù)問題的匯總與典型,座席通過調(diào)用CRM的FAQ來快速解決客戶問題,改善產(chǎn)品和服務(wù)問題,改善客戶抱怨,統(tǒng)一服務(wù)水平和質(zhì)量。
通過呼叫中心的基本數(shù)據(jù)采集,實現(xiàn)了跨部門、跨業(yè)務(wù)、多入口的信息同步與共享,不同部門的人以客戶信息為紐帶,進(jìn)行協(xié)同工作,提高了工作效率和服務(wù)水平,進(jìn)而提高了客戶滿意度。
通過查找客戶,就可以查詢到所有的通話清單,并可以隨時調(diào)取錄音文件進(jìn)行查聽。
通過CRM系統(tǒng)里的客戶查找,準(zhǔn)確找到需要呼出的客戶號碼,點(diǎn)擊即可實現(xiàn)系統(tǒng)自動外呼,節(jié)省了電話撥號的時間,提升工作效率。
第四章 訊呼電子商務(wù)多媒體呼叫中心系統(tǒng)應(yīng)用效果
節(jié)約成本,資源合理利用
系統(tǒng)采用多媒體接入的形式,將傳真、網(wǎng)絡(luò)電話、E-mail、短消息、語音信箱等資源有效地進(jìn)行融合,從而使信息的保存、傳遞、集成和共享等變得更加快速和高效準(zhǔn)確,為企業(yè)更好的服務(wù)客戶提高了保障。同時也為企業(yè)節(jié)約辦公成本。
提高服務(wù)質(zhì)量,提升企業(yè)形象
7×24小時,不間斷地服務(wù),讓客戶隨時隨地的與企業(yè)保持聯(lián)系,傾訴需求。系統(tǒng)通過電腦自動服務(wù)與人工服務(wù)結(jié)合的方式,為企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、全面的服務(wù),為提升自我形象加分,從而提高客戶對企業(yè)的滿意度和忠誠度。
減少客戶流失量,增加客戶滿意度
強(qiáng)大的客戶資料管理模塊,將客戶詳盡的個人信息記錄在案,通過來電彈屏的功能,無論新老員工都能很好的把握客戶信息,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),實現(xiàn)“未見其人,先聞其聲”的效果。
加強(qiáng)企業(yè)管理,提高工作效率
系統(tǒng)采用自動話務(wù)分配(ACD)的多種排隊機(jī)制,以最優(yōu)化的策略分配給最適合的座席人員,改變以往人工直接呼叫用戶的弊端,并通過記錄管理人員呼叫工程,加強(qiáng)企業(yè)管理,提高工作效率。
節(jié)省人力成本
通過IVR的使用,將大量的重復(fù)性和標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)盡量采用自動語音進(jìn)行處理,例如查詢、咨詢等工作,節(jié)省30%-80%的人力資源。
業(yè)務(wù)報表統(tǒng)計功能為決策提供依據(jù)
通過系統(tǒng)提供的日/周/月等統(tǒng)計分析報表數(shù)據(jù),為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在產(chǎn)品、業(yè)務(wù)等方面的調(diào)整提供有力依據(jù)。
避免服務(wù)糾紛,提升員工職業(yè)素養(yǎng)
系統(tǒng)具體將所有服務(wù)通話內(nèi)容錄音的功能,在與客戶發(fā)生糾紛時,可提供有力的法律依據(jù)。也是一種考核員工服務(wù)態(tài)度,提升職業(yè)素養(yǎng)的有效辦法。
帶來新的商業(yè)機(jī)遇
理解每一個呼叫的真正價值。呼叫中心可幫助企業(yè)提高效率、收益客戶價值,幫助企業(yè)利用技術(shù)上的投資更好地了解客戶,鼓勵企業(yè)與客戶密切聯(lián)系,使企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)更有價值。值得注意的是,每一次呼叫中也許可以捕捉到新的商業(yè)機(jī)遇。
訊呼電子商務(wù)多媒體呼叫中心系統(tǒng)應(yīng)用效果:
-
幫助企業(yè)提高業(yè)務(wù)處理能力,增加銷售機(jī)會
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開拓更為簡單、快捷的銷售渠道
-
塑造統(tǒng)一、可信任形象,提升客戶滿意度
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構(gòu)建協(xié)同業(yè)務(wù)平臺
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提高成交率,降低營銷成本
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以服務(wù)提升客戶忠誠度,帶來二次銷售和交叉銷售機(jī)會
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